La investigación interna en KAP se divide en tres momentos clave. El primero de ellos se enmarca en una capacitación dirigida por la consultora, donde se enseñan método, proceso y materiales de apoyo para el proceso de consultoría. El segundo de ellos es un caso de práctica (liderado por el estudiante) encaminado a identificar las fijaciones y prioridades del método KAP. El tercero busca, por medio de la implementación de herramientas didácticas de diseño, caracterizar su perspectiva y percepción emocional.
El proceso consultivo de KAP puede comprenderse como un ciclo cerrado donde sus clientes ingresan al sistema por una necesidad específica - usualmente la implementación de una oficina de gestión de proyectos o similar y son posteriormente encaminados en un camino de diagnóstico, implementación y validación. Se "cierra" el ciclo con la presentación de una estrategia de consultoría encaminada a abrir una nueva fase del proyecto.
Diagnóstico | en esta etapa se busca que KAP logre establecer las brechas entre el modelo a implementar y el modelo actual de la compañía; esto por medio de una revision de información, un diagnostico de madurez y un discovery general. En este etapa se hace énfasis especifico en conocer desde la perspectiva de gerencia la realidad del cliente.
Socialización | aquí se busca informar a aquellos directamente involucrados en la consultoría sobre las necesidades que gerencia presenta a KAP, los cambios que se buscan implementar y como estos tienen el potencial de ser provechosos para el cliente.
Implementación | entra a ser la etapa core del proceso de consultoría. Aquí se implementan cambios desde la educación en diferentes modelos de cadena de valor, estrategias de gestión de proyectos, portafolios y demás . Se busca traer la metodología de PMO o similar al día a día del cliente. Este proceso usualmente va acompañado de la creación o modificación de roles.
Maduración | se da acompañamiento al cliente en la implementación de la nueva oficina de gestión de proyectos o similar. Esto se hace desde la revision, validación y seguimiento del cumplimiento a las modificaciones planteadas.
Medición | se busca la elaboración de un informe de implementación derivado del trabajo con el cliente. Se busca evidenciar mejoras en KPI's acordados y otras medidas internas de madurez. Esta etapa tiene como insumo esencial un mar de formularios que deben ser desarrollados por el cliente de cara a la evaluación. KAP parte de estos formularios para contrastar el inicio y el final de la fase desarrollada: se da una calificación numérica a varios aspectos internos del cliente.
Proyección | después de tener una imagen clara del progreso del cliente, se plantea una nueva fase de intervención, se define una hoja de ruta y nuevas prioridades para profundizar con la implementación del modelo.
Etapa guiada por Carlos Rubiano, consultor de KAP.
Se plantea un caso de practica de consultoría, utilizando las metodologías de CaseCoach para identificar las características y rasgos particulares de la aplicación del método KAP. Durante este caso de practica, se propone estudiar una situación problema hipotética de retiros tardíos de uno de los cursos de matemáticas de la Universidad.
Los resultados del caso de practica son contundentes en la rigurosidad metodológica de KAP. Se evidencia un amplio esfuerzo por contextualizar el problema, de forma pragmática y numérica. Así mismo, se destaca el esfuerzo por recolectar bases de datos y otros puntos de información cuantitativa que pueden ayudar al diagnóstico.
No se evidencia una aproximación instintiva a los usuarios finales, en este caso los estudiantes; sin embargo, después de ser guiado en ese camino, se genera un acercamiento hacia las necesidades de este grupo. El análisis, tanto de este grupo como de la situación problema en general, gira en torno a indicadores, procesos y estructuras pragmáticas.
No se realiza un proceso de entendimiento sensible sobre necesidades humanas.
Etapa guiada por Juan Nicolás Guarín, Universidad de los Andes con participación de Carlos Rubiano, consultor de KAP.
Buscando comprender tanto la emocionalidad del equipo consultor, así como su percepción acerca de la emocionalidad de los actores involucrados desde el lado del cliente, se realizan dos actividades didácticas.
La primera busca identificar por medio de emoticones las emociones, y la segunda busca caracterizar, en una escala de dificultad, la complejidad de cada fase: esto con el propósito de identificar posibles brechas u oportunidades de mejora.
Herramientas diseñadas por el estudiante para su aplicación via Zoom.
A continuación se presentan los resultados de ambas herramientas.
Herramienta #1 Percepción Emocional
Esta herramienta busca que los actores relevantes conecten cada etapa del proceso de consultoría con sus emociones preponderantes. El objetivo de la herramienta es llegar a conversaciones profundas mediante la aplicación en tiempo real de la herramienta; está actuando como detonante de la conversación.
Herramienta #2 Percepción de Dificultad
Esta herramienta busca identificar gráficamente los niveles percibidos de dificultad a lo largo del proceso de consultoría. Idealmente, su interpretación permitirá identificar puntos críticos - por ejemplo cuellos de botella.
El objetivo de la herramienta es llegar a conversaciones profundas mediante la aplicación en tiempo real de la herramienta; está actuando como detonante de la conversación.
Etapa guiada por Juan Nicolás Guarín, Universidad de los Andes con participación de Carlos Rubiano, consultor de KAP.
Una vez completada la fase de contextualización del método de KAP, se inicia un proceso para comprender las experiencias de algunos de los clientes pasados de la consultora. En este orden de ideas, se simplifica el proceso de KAP para comprenderlo desde las aristas que involucran directamente al cliente.
Ahora bien, durante el acercamiento con los clientes de KAP nos acercamos directamente a los directivos y actores de alta gerencia directamente involucrados en el proceso. No fue posible tocar usuarios de niveles inferiores dada la naturaleza de las consultorías estudiadas - estos actores simplemente no fueron considerados por el proyecto.
El estudio con clientes KAP se divide en tres principales momentos: una entrevista corta de contextualización, impresiones y una posible extracción de opiniones y percepciones pre-eliminares sobre el servicio prestado. Un segundo momento donde se contrastan las expectativas de los clientes con la realidad percibida. Por último y como tercer momento se repite el ejercicio de percepción emocional adelantado con el personal de KAP, con el fin de comparar y contrastar las percepciones desde ambos lados de la ecuación.
Durante el proceso de entrevistas se encuentran varios puntos comunes entre los diferentes clientes. De ellos se resalta el profesionalismo y capacidad de comunicación de KAP; con énfasis en su especialidad: la Oficina de Gestión de Proyectos. Lamentablemente, los comentarios no son semejantes para las otras áreas de intervención propuestas, usualmente como fase adicional de las cuentas inicialmente adquiridas en el marco de la PMO.
Por otro lado, se resalta la capacidad de articulación de KAP entre lo previamente construido por los clientes y su enfoque transformador en pro de la PMO. Nuevamente, encontramos que esto deja de ser constante al considerar fases adjuntas.
Finalmente, se identifica y aísla el alcance de las labores de consultoría a personal de alta gerencia, sin intervención de cargos medios o de bajo nivel; esto en ocasiones fue causante de problemas internos, especialmente durante la fase de implementación.
Se aplicaron las herramientas de investigación propuestas a los diferentes clientes de KAP, sin embargo, y con el ánimo de mantener la promesa de confidencialidad adquirida con los participantes de los ejercicios, no se expondrán los resultados en este documento. No obstante, podrá consultar el análisis e interpretación de los mismos en la sección de análisis.
Consolidado de Resultados Herramientas de Investigación y Perspectiva Emocional
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